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Costes, materiales y acuerdos: la radiografía microeconómica del teletrabajo

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Costes, materiales y acuerdos: la radiografía microeconómica del teletrabajo

  • La falta de regulación del trabajo a distancia deja las condiciones laborales en manos de los acuerdos particulares
  • Los aspectos económicos y las condiciones del teletrabajo plantean dudas respecto a sus beneficios reales

Sobrevivir. Ese ha sido el objetivo de toda la población desde que la pandemia del coronavirus comenzara a azotar España. El distanciamiento social y el régimen de teletrabajo se impusieron el pasado mes de marzo como preceptos preventivos ante la oleada de contagios, pero con la peor parte de la crisis sanitaria a nuestras espaldas, parece que dichas medidas se consolidarán en la nueva normalidad.

Desde Reason Why hemos querido profundizar y conocer de primera mano las implicaciones económicas que conlleva el teletrabajo, tanto para las empresas como para los empleados del sector. Porque ante las perspectivas de seguir apoyándonos en esta modalidad laboral en el medio y largo plazo para hacer frente a la pandemia, comienzan a surgir dudas y preguntas para muchas de las cuales ni siquiera la ley ofrece todavía una respuesta.

Con puestos de trabajo improvisados en salones y dormitorios, los españoles se enfrentan a un verano de teletrabajo que, en la mayoría de los casos, se ha implantado a ritmos forzados estos meses pasados y que, atendiendo al Real Decreto 15/2020, será preferente durante estos dos meses posteriores a la finalización del Estado de Alarma.

Antes de la presente coyuntura, eran muchas las compañías españolas que aplicaban el teletrabajo de manera puntual, ya fuera para periodos vacacionales o circunstancias concretas de conciliación. Pero no fue hasta la misma semana -o la anterior para los más previsores- del confinamiento cuando los equipos al completo comenzaron a trabajar desde casa. “Hicieron una lista de lo necesario y firmaron lo que se llevaban. Organizamos un envío con las furgonetas del área de producción para hacer llegar los equipos informáticos, pantallas, ratones, teclados y sillas, si las solicitaban, a todos los empleados”, nos explica Enrique Rivera, CEO & Founder de Dnoise.

Las empresas han puesto equipos informáticos y mobiliario a disposición de los trabajadores

Eva P. forma parte del 34% de la población que estos días trabaja desde casa. En su empresa, una agencia de publicidad, el teletrabajo tampoco estaba contemplado antes de la presente crisis, pero nos asegura que se elaboró un plan durante las dos semanas previas al establecimiento del Estado de Alarma. “Se nos hizo una encuesta para saber si disponíamos de los medios, no solo en cuanto a espacio de trabajo, sino también de conexiones. Nos dieron total libertad para recoger todo el material que necesitásemos y trasladarlo a casa: ordenadores, pantallas, ratones. Yo incluso me traje la silla”.

Sin embargo, como le ocurre a la mayoría de los trabajadores, los detalles económicos de su actual situación no están definidos en ninguna política corporativa en la que se recoja quién se hace responsable de los gastos derivados del desempeño de su actividad laboral desde casa. A pesar de ser consciente de que el teletrabajo se verá reflejado en sus facturas domésticas, Eva P. nos comenta que no contemplaría plantearle a su empleador la asunción de estos costes.

No me planteo repercutir el gasto a la empresa porque quiero que se fomente esta forma de trabajar.- Eva P.

Quién paga qué en el teletrabajo

El bien general y la solidaridad han guiado los pasos de todos hasta ahora, pero el reflejo del teletrabajo en los gastos personales del hogar empieza a generar interrogantes:
¿Deben las empresas asumir los costes derivados del trabajo a distancia, además de aportar las herramientas y equipos informáticos?
¿Deben hacerse cargo los empleados de las facturas de luz, teléfono e internet a cambio de otras ventajas propias del teletrabajo?
¿Es posible llegar a acuerdos compensatorios beneficiosos para ambas partes?

Para empezar a encontrar algunas respuestas, se debe acudir al Artículo 14.5 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, según el cual “el coste de las medidas relativas a la seguridad y la salud en el trabajo no deberá recaer en modo alguno sobre los trabajadores”. Se interpreta, tal y como nos señala Alejandra Gútiez, Socia y Abogada de A&E Abogados, que “es la empresa la que tiene que asumir los gastos derivados de que el trabajador esté prestando servicio en su domicilio como consecuencia de que tenga que garantizar su bienestar”.

Y así parece que lo han entendido la mayoría de las empresas. Al menos en el terreno de las herramientas físicas. Una semana antes del Estado de Alarma todos los empleados de la agencia Parnaso se llevaron a sus casas los equipos necesarios, incluido cierto mobiliario. José Arribas, Director Ejecutivo de la compañía, comparte que todavía no han mantenido conversaciones con el equipo respecto a los costes derivados, pero considera “lógico” que sea la empresa la que tenga que sufragar los gastos que acarree el trabajador.

Nos pone como ejemplo el caso de internet y considera que, si es la empresa la que asume este coste cuando se trabaja en la oficina, “también debería hacerlo cuando se trabaja desde casa”. Así, tendría sentido que la compañía capacitara a todos los puestos de trabajo domésticos con la misma velocidad de conexión con la que habitualmente se trabaja en la oficina para garantizar y agilizar las videollamadas o el envio y la descarga de archivos. Cabría la posibilidad, incluso, de configurar líneas diferentes en un mismo domicilio para no sobrecargar la conexión de la que hagan uso las personas que en él residan.

En condiciones normales de teletrabajo, lo habitual es que los conceptos que tienen consideración de indemnizaciones o suplidos, sean abonados por el trabajador y reembolsados posteriormente por la empresa. Pero, como nos apunta Ángel Olmedo, Socio de la práctica de Derecho Laboral de Garrigues, actualmente “se está viendo de todo. Hay empresas que están sufragando totalmente los costes, otras solo parcialmente dependiendo del tipo de costes que sean, y otras que se limitan a facilitar los dispositivos electrónicos necesarios para que el trabajo se desarrolle con normalidad”.

En este contexto de crisis, los trabajadores no se plantean repercutir sus gastos derivados a la empresa

La situación de emergencia sobrevenida parece que ha relegado a un segundo plano la preocupación por los costes entre los trabajadores. Gerardo P., profesional del marketing, trabaja habitualmente a distancia. Las oficinas de su compañía se encuentran en Barcelona, pero él trabaja desde Madrid y es la organización la que asume todos los costes de su actividad laboral en casa. Apunta que los detalles económicos de esta modalidad de trabajo deben convenirse particularmente entre la empresa y el trabajador. Sin embargo, en el presente contexto considera “de sentido común no reclamarle a la compañía algo en una situación en la que todos nos estamos viendo afectados”.

Las empresas también nos reconocen que los detalles económicos derivados del teletrabajo no han formado parte de sus prioridades durante la crisis sanitaria. “Hay cosas más importantes ahora mismo que estar pensando en el cómputo del consumo de la luz”, señala Francisco Aranda, Consejero en Afixcal.

En este caso, la luz puede considerarse un concepto más abstracto que, por ejemplo, el teléfono, que se presta más al prorrateo.
Muchos trabajadores cuentan bien con móviles de empresa, cuyos costes son asumidos por la entidad, o bien con tarifas ilimitadas en sus líneas personales, por lo que el gasto en llamadas de trabajo parece no preocuparles demasiado. En cambio, para quienes no se encuentran dentro de estas dos casuísticas, el importe del consumo telefónico sí puede llegar a dispararse. La solución provisional de algunas compañías ha sido trasladar la comunicación telefónica a soluciones de videoconferencia como Skype, Zoom o Hangouts. Pero, ¿estarían los empleados dispuestos a asumir los gastos telefónicos a cambio de otras ventajas del trabajo a distancia?

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Incluso el alquiler de la vivienda sería susceptible de incluirse en la lista de gastos asumibles por la compañía. Así lo ha establecido el Tribunal Supremo Federal de Suiza, que ha resuelto que las empresas del país deben pagar parte del alquiler a sus empleados si estos trabajan desde sus casas en periodos de larga duración y a petición de los responsables de las compañías. Además, se contempla el derecho a solicitar una compensación con carácter retroactivo y equivalente a una parte del alquiler cuando el trabajador haya abandonado la empresa.

La cara B del trabajo a distancia

Son muchos los profesionales que estos días asumen los gastos derivados del teletrabajo en sus facturas de energía en el hogar. En este sentido, la Organización de Consumidores y Usuarios (OCU) estima que se ha producido un incremento medio del 28% en el consumo de electricidad respecto al mismo periodo de 2019, como consecuencia del cambio de hábitos provocado por el confinamiento. Esto se traduciría en un incremento medio de entre 0-20 euros en la factura habitual en función del perfil de consumo y la tarifa contratada.

El motivo de esto tiene su origen en el aumento del consumo y tráfico de internet, datos móviles y videollamadas que se han disparado a raíz del confinamiento y del teletrabajo. Las cifras de los principales operadores de telecomunicaciones lo demuestran:

  • Telefónica experimentó durante el primer mes de Estado de Alarma un crecimiento del 35% en el tráfico de Internet en su red fija, lo que supone un 5% más que el registrado por la compañía en todo un año.
  • Las llamadas de voz de Orange aumentaron durante la primera semana de confinamiento un 88% en teléfonos móviles y un 53% en fijos, estabilizándose a mediados de abril en crecimientos del 18% tanto en fijo como en móvil.
  • En las redes de Vodafone el uso de Zoom y de Hangouts aumentó más de un 4.000% y un 2.500% respectivamente a lo largo del primer mes de Estado de Alarma.

Sin embargo, para algunos trabajadores, el incremento de su gasto doméstico compensa en el valor neto de su salario y su poder adquisitivo otros aspectos del trabajo presencial. Hay quienes nos aseguran que lo que pagan estos días en energía es lo que se ahorran en transporte, mientras que otros afirman que teletrabajar les permite reducir su gasto en comidas que, en ocasiones, tenían que hacer en restaurantes y establecimientos. Por su parte Manuel Sánchez, colaborador de 80/20: El Podcast de Reason Why y Associate Director Digital de Kreab, valora positivamente poder trabajar desde distintas ubicaciones geográficas; pero tanto él como su empresa entienden el teletrabajo “como una medida más de conciliación y no se entra tanto en el tema de gastos. Tampoco los he reclamado porque no lo he visto necesario”, añade.

El ahorro de tiempo en desplazamientos es una de las principales ventajas del teletrabajo

El tiempo es otra de las principales ventajas. El ahorro en el desplazamiento y la posibilidad de emplear el tiempo correspondiente en distintos aspectos de la vida personal es uno de los beneficios notables de trabajar a distancia, especialmente para aquellos cuya presencia en la oficina implica hacer largos recorridos o el uso del transporte público. Mejorar la calidad de vida en este sentido es un aspecto importante a tener en cuenta a la hora de estudiar el equilibrio del coste económico del teletrabajo.

Pero, ¿es realmente cierto que los trabajadores disponen de más tiempo de ocio gracias al teletrabajo? Según un análisis de NordVPN, con esta modalidad se trabaja al menos dos horas más que cuando íbamos a la oficina. El miedo a perder el empleo, el presentismo (o “calentar la silla”) y la autoexigencia impuesta, presionados por la situación económica, empuja a muchos a no desconectar mientras trabajan desde casa.

Los datos de GlobalWebIndex concluyen que trabajar horas extra o hasta tarde son las prácticas más habituales entre los trabajadores que no acuden de manera regular a la oficina: el 59% trabajan horas extra al menos una vez a la semana y el 55% informan de que trabajan más tarde, pero manteniendo el mismo número de horas.

 

Por otro lado, las ventajas del teletrabajo son más obvias para los empleados que para las empresas. En este sentido, el ligero ahorro que se haya podido producir en electricidad, gas y agua en las compañías se ha visto, en algunos casos, desviado a la adquisición o suscripción de soluciones digitales enfocadas al teletrabajo. “Lo comido por lo servido”, nos comenta Enrique Rivera, CEO & Founder de Dnoise, en relación a los posibles beneficios de tener a la plantilla trabajando a distancia.

¿Renunciar a las oficinas o reducir la dimensión de las mismas haría que la ventaja económica fuera más evidente?
Ante el carácter temporal de la crisis, muchas empresas están manteniendo sus sedes físicas, con la esperanza de regresar a ellas para trabajar de manera presencial. Pero por encima del alquiler de la oficina, las empresas señalan que el gasto principal habitualmente son las horas de trabajo del equipo y, en este sentido, están siendo igual de productivas que en condiciones normales.

Nuevos modelos de relaciones laborales

La escasa legislación en materia de teletrabajo no regula los aspectos económicos. Entonces, ¿sería posible llegar a acuerdos beneficiosos tanto para la empresa como para el trabajador?
Alejandra Gútiez (A&E Abogados) nos recuerda que el contrato de trabajo es un acuerdo de voluntad de partes y, como consecuencia, las particularidades de teletrabajo atenderían a lo convenido entre empleador y trabajador. “Cualquier tipo de acuerdo que surja en el contexto del contrato es válido, salvo si el empleador exige al empleado que se haga cargo de todo en el contexto de prestación de sus servicios”.

Una suerte de modelo de renting tendría cabida entre las posibles especificaciones del régimen de teletrabajo, de tal forma que las partes pudieran beneficiarse del uso de los materiales. Por ejemplo, si un empleado tuviera que poner su ordenador a disposición de la compañía podría repercutir el importe de su depreciación como gasto indemnizatorio, tal y como ocurre con dietas o transportes; mientras que la empresa podría llegar a algún acuerdo por el uso personal que el trabajador hiciera del ordenador propiedad de la compañía.

Desde el punto de vista legal esto podría ser factible, pero los trabajadores con los que hemos tenido oportunidad de hablar, incluso aquellos que estos días utilizan material propio para desarrollar su actividad laboral, no barajan acudir con esta opción a sus empleadores. Sin embargo, son conscientes de que si la situación se prolongara en el tiempo se verían obligados bien a solicitar otros materiales a sus empresas, como sillas o incluso mesas, o a adquirirlos por su cuenta para acondicionar de manera más ergonómica sus nuevos espacios de trabajo, en cuyo caso tratarían de convenir el gasto.

Este tipo de situaciones ha provocado el auge del alquiler de muebles de oficina. Marcas como Fernish han observado un notable aumento de los alquileres de mobiliario y compañías como Home Depot han experimentado un acentuado incremento de ventas durante el confinamiento. La posibilidad de establecer contratos de alquiler cortos e intercambiar, agregar o renovar artículos al acuerdo durante el periodo de vigencia es una de las principales razones de la popularización del alquiler de mobiliario.

Google ofrecerá subvenciones de 1.000 dólares para acondicionar los espacios de teletrabajo

Por otro lado, Google ha anunciado que otorgará subvenciones de 1.000 dólares a sus empleados para que compren los muebles y equipos necesarios de cara a establecer las oficinas en sus hogares y que estos sean lugares más adecuados para trabajar.
La compañía planea continuar trabajando de forma remota hasta finales de 2020, pero abrirá sus oficinas el 6 de julio para unos pocos empleados, manteniendo horarios rotativos y el 10% de la ocupación del edificio.

En la otra cara de la moneda, hay una mayoría de empresarios que no contemplan estas fórmulas. “No considero plantearle al empleado una retribución en especie por el uso que se haga del ordenador fuera del horario laboral”, subrayan desde Afixcal. Otras compañías consideran impensable obtener un beneficio económico del material que se pone a disposición de la plantilla. Es más, algunas consideran que el disfrute personal del equipo puede ayudar a mejorar las habilidades técnicas y que, por tanto, el desgaste compensa. Otras organizaciones, en cambio, no descartan la opción de compensar el uso personal que el trabajador pueda hacer del equipo por el sufragio de la factura de internet, por ejemplo.

Por su parte Majé López, Fundadora & CEO de Bluechip Comunicación, en calidad de autónoma empleadora, nos recalca la diferencia entre un trabajador asalariado y un profesional freelance, cuyos gastos y equipos de trabajo ya aparecen prorrateados en la prestación de sus servicios. "Pagar la factura de la luz durante cuatro meses a la gente de mi equipo está bien, pero es pan para hoy y hambre para mañana. Mi trabajo y mi compromiso moral y personal con las personas que me acompañan es asegurarme de que tengan un futuro a mi lado".

No hay mayor compromiso en estos momentos que seguir pagando las nóminas.- Majé López

El uso personal del material empresarial, común entre la mayoría de trabajadores, sí está especificado en determinadas compañías. Algunas cuentan con una normativa interna que contempla específicamente el uso privativo de los equipos de trabajo, pero advierten al trabajador de la necesidad de proteger el dispositivo frente a virus y malware. Además, incentivan la separación de las cuentas personales de las profesionales para evitar conflictos en materia de protección de datos y confidencialidad en las posibles auditorías del equipo informático.

A este respecto, ¿podría ser la disponibilidad de equipos informáticos propios un criterio determinante en los procesos de selección o el establecimiento de salarios a partir de ahora?
La mayoría de empresas nos aseguran tajantes que este aspecto no influirá en la futura selección de candidatos, mientras que otras apuntan que el hecho de que un trabajador ponga su propio material a disposición de la compañía genera más margen de beneficio y mejora la rentabilidad del presupuesto asignado a dicho empleado.

Más que la disponibilidad de medios, lo que de ahora en adelante podría marcar diferencias entre los candidatos a un puesto de trabajo es su capacidad de teletrabajar. “Cómo se organiza el teletrabajo, si es capaz de marcarse una agenda, si puede trabajar sin supervisión constante, ser autónomo y establecer sus propios objetivos. En los procesos de selección se examinarán y evaluarán este tipo de cosas que antes no se tenían tan en cuenta”, destaca Alberto Gavilán, Director de Recursos Humanos de Adecco Staffing.

En régimen de teletrabajo la inspección se puede sustituir por una declaración voluntaria del trabajador

Más allá de la distribución del gasto o el uso personal de los materiales de la compañía, una de las mayores preocupaciones es la seguridad de los empleados. La pregunta es: ¿Está realmente garantizado el bienestra del trabajador en el trabajo a distancia?

Uno podría pensar que como en casa, en ningún sitio; pero lo cierto es que también suceden accidentes en el hogar durante el horario laboral. Sin embargo, el domicilio es un espacio inviolable, por lo que la inspección de trabajo por parte de las autoridades pertinentes no se lleva a cabo. Así, el control y revisión de las condiciones del lugar de trabajo puede sustituirse por una autodeclaración del propio empleado, es decir, una autoinspección voluntaria.

En su defecto, las empresas con las que nos hemos puesto en contacto nos aseguran que han procurado mantenerse en constante comunicación con los trabajadores respecto a su bienestar. “Hemos visionado la mesa, la silla y el entorno en el que trabajan para asegurarnos de que tenían las condiciones adecuadas. Queríamos tener la seguridad de que todo el mundo estaba bien ubicado en su puesto, en entornos con buena ventilación, iluminación y equipamientos, porque sabíamos que esto iba a durar meses”, afirma José Arribas (Parnaso).

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¿Es el teletrabajo la nueva normalidad?

El debate está servido. Las empresas, aunque dispuestas a facilitar modalidades de trabajo en las que primen la flexibilidad, la comodidad y el margen de beneficio salarial para el trabajador, son más partidarias de acudir de manera presencial a las oficinas. Opinan que, desde un punto de vista psicosocial, esta modalidad laboral aplicada de manera constante termina por desgastar a las personas.

A sabiendas de que se reduciría el contacto humano, los empleados apuestan por un modelo híbrido que combine el trabajo a distancia con la presencia en la oficina. Son muchos los que desean que el teletrabajo se convierta en una opción real y no en una cuestión puntual ligada a circunstancias de conciliación personal.

Como apunta Manuel Sánchez (Kreab), la aplicación del teletrabajo bajo la presente coyuntura “ha sido una gran prueba de fuego” y se muestra “realmente sorprendido de lo bien que estamos siendo capaces de trabajar en remoto”.
Sin embargo, para algunas empresas el teletrabajo solo ha funcionado bajo las medidas restrictivas de limitación de la circulación en el contexto del Estado de Alarma y cuestionan la productividad de los empleados en circunstancias habituales.

La experiencia del COVID-19 ha reflejado el potencial del teletrabajo

La experiencia del COVID-19 ha reflejado el potencial del teletrabajo para aquellas actividades laborales en las que no se contemplaba su aplicación, bien porque no se confiaba en ello o porque no había suficiente sensibilidad al respecto. A pesar de todo, según nos explica Alberto Gavilán (Adecco), la penetración del trabajo a distancia en España aún dista mucho de la de otros países vecinos, pero tiene potencial de crecimiento. "Las barreras tecnológicas se han roto. Todo el mundo se ha dado cuenta de que puede teletrabajar y eso va a impactar de una manera u otra en el futuro".

Pero, para que el teletrabajo se constituya realmente como una alternativa consolidada, es necesaria una mayor regulación, aunque los expertos advierten de la dificultad de crear marcos generales ante las diferentes naturalezas y realidades de las tipologías de actividades empresariales. De momento, la evolución hacia este modelo se producirá a golpe de sentencia. “Serán los juzgados y tribunales los que ante posibles conflictos y controversias entre empresarios y trabajadores tendrán que juzgar y atender a los distintos intereses de las partes”, explica Ángel Olmedo (Garrigues).

De momento, el Gobierno de España ha empezado a trabajar en un proyecto de Ley para formalizar un marco legal básico que defina las condiciones del trabajo a distancia. Desde la cartera de Trabajo tienen como objetivo establecer por Ley que las empresas compensen a sus empleados por los gastos incurridos al ejercer su actividad laboral desde casa.
Así, se busca crear un marco de derechos que defina los principios sobre el carácter voluntario y reversible del teletrabajo, la promoción y la formación profesional, la igualdad de condiciones, los tiempos máximos y mínimos de trabajo y, especialmente, la compensación de gastos y la retribución.
La propuesta de Ley también abordará aspectos preventivos relacionados básicamente con la fatiga física y mental, el uso de pantallas de visualización de datos y los riesgos del aislamiento.

A este respecto Majé López (Bluechip Comunicación) reclama una mayor humanización y flexibilización de la ley y más ayudas para los autónomos y pequeños empresarios empleadores, con el fin de hacer frente a la situación y cumplir con su compromiso hacia los equipos. Además, pide "sentido humano, más que sentido común" a todos los agentes implicados. "El empleado también tiene que entender que estamos remando en la misma dirección. Si queremos que la empresa vaya bien todos debemos darlo todo", explica.

Entre tanto, la vista de algunas empresas ya está puesta en volver a la oficina. Entre los planes de regreso a la nueva normalidad, estudian combinar el trabajo a distancia con el establecimiento de turnos semanales presenciales para la plantilla, con el objetivo de facilitar las labores de desinfección de los puestos de trabajo. Otras ya han reestructurado la oficina para garantizar la distancia aconsejada entre empleados, han repartido mascarillas y botes de solución hidroalcohólica en cada puesto. Además, realizarán el test del coronavirus a todos sus empleados tres días antes de volver a la oficina.

Perder a alguien con talento que entienda la cultura de la empresa es mucho más caro que todas las medidas que se puedan implantar.- José Arribas

El material, los gastos o la seguridad no son solo cuestiones económicas, sino de responsabilidad y competitividad empresarial. “¿Cómo no voy a ofrecerle el mejor ordenador o la mejor silla a mis empleados? Todas las medidas que uno pueda tomar para beneficiar al equipo repercuten en la fidelización del talento. El corazón de una empresa es la gente y hay que cuidarla”, explica José Arribas.

El coronavirus no solo ha marcado un punto de inflexión en el teletrabajo como modalidad laboral en nuestro país, sino que plantea todo un abanico de posibilidades para que tanto empresas como trabajadores mejoren sus condiciones económicas, laborales y personales. Contra todo pronóstico, y rompiendo las barreras tecnológicas, el teletrabajo tiene en su mano el potencial de estrechar y humanizar los vínculos y conexiones entre empresas y empleados y de crear, a base de diálogo y empatía, un futuro más flexible y competitivo para todos.