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Sin oficinas y con equipo líquido, una tendencia en auge

  • Los avances tecnológicos y el coronavirus han acelerado la consolidación de la gig economy
  • “La clave está en construir el equipo a medida para crear la solución más óptima para cada proyecto”

2020 ha sido un año para recordar. No solo pasará a los anales de la historia por ser el año del confinamiento o del coronavirus, sino por ser también el año del teletrabajo. Desde que el pasado mes marzo se decretara el Estado de Alarma en nuestro país, millones de españoles improvisaron estaciones de trabajo en dormitorios y salones. La capacidad de adaptación a las circunstancias y los resultados positivos de este “experimento forzoso” han abierto un nuevo camino para entender el sistema laboral.

Algunos empleados de Twitter podrán seguir trabajando desde casa de manera indefinida

Casi un año después cientos de profesionales continúan ejerciendo la actividad laboral desde casa o combinando el trabajo en remoto con la presencia en la oficina, en lo que constituye la consolidación de un modelo híbrido. Google, por ejemplo, ha aplazado la reapertura de las oficinas de su sede central hasta septiembre de 2021, mientras que Twitter anunció en mayo que algunos de sus empleados podrían seguir trabajando desde casa de manera indefinida si así lo deseaban, al tiempo que se prepara para operar con fuerza laboral descentralizada.

A medio camino se encuentra Amazon, que impulsa el teletrabajo, pero no renuncia a la presencialidad. El gigante del e-commerce permitirá a sus trabajadores continuar en sus hogares hasta junio de 2021, al tiempo que prevé realizar una inversión de 1.400 millones para expandir sus oficinas físicas en seis ciudades de Estados Unidos. Sin embargo, otras compañías han tomado decisiones más disruptivas. Según ha anunciado recientemente Unilever, sus empleados no volverán a las oficinas a tiempo completo nunca más y consolidará un modelo combinado, pues considera que cinco días a la semana en la oficina resulta "muy anticuado ahora”.

Un cambio de paradigma

El coronavirus no ha sido el comienzo de una nueva tendencia, sino un catalizador del cambio que se venía percibiendo en los últimos años. No obstante, todo este contexto plantea distintas preguntas. ¿Por qué debemos ir a la oficina si podemos quedarnos en casa con la misma productividad? ¿Qué sentido tiene mantener oficinas corporativas cuando se puede respaldar el trabajo distribuido y ahorrar costes en infraestructuras? ¿Tiene sentido contar con un equipo fijo en un contexto tan cambiante?

Alex Pallete tiene claro que estamos viviendo un cambio de paradigma y que no se trata de algo temporal. “No vamos a volver al modelo tradicional, porque éste ya estaba cambiando”, nos explica el Founder & Chief Strategy Officer de Picnic. “Hemos evolucionado hacia un nuevo modelo de productividad. Antes ser productivo era estar presente en la oficina, hoy la productividad es ofrecer soluciones y entregar los proyectos en tiempo, forma y calidad, independientemente de dónde desarrolles el proceso”.

Lo cierto es que tanto la actividad laboral como los lugares de trabajo están cada vez más abiertos y flexibles. Los empleados trabajan en sus hogares, en cafeterías, en coworkings. También trabajan en diferentes momentos del día, según sus preferencias u obligaciones familiares. Y todo ello sin comprometer la productividad del trabajo. Según el estudio ‘Mental Health Report’ de QBE, el 55% de los trabajadores españoles afirman que el teletrabajo tiene un impacto positivo en su productividad.

La adaptación al teletrabajo en remoto ha provocado un cambio de mentalidad, incluso entre las empresas más tradicionales. La flexibilidad que han alcanzado las compañías, tanto a nivel interno como externo, incurre en una nueva fenomenología. “Paso a paso caminamos hacia un sistema híbrido y combinado, en el que se trabaja por proyectos y con equipos multidisciplinares”, apunta Javier Blasco, Director de Adecco Group Institute. “Las empresas mantendrán en su core estructuras fijas con talento estratégico para la compañía, pero se operará con modelos hechos a la medida de cada momento, incluso dentro de la misma organización, con profesionales moviéndose entre distintos departamentos”.

El 43% de las empresas  están dispuestas a reducir su fuerza laboral debido a la integración de la tecnología

Además del coronavirus, la automatización y la adopción tecnológica también lleva años transformando el escenario laboral. Según el informe “The Future of Jobs”, realizado por el World Economic Forum en octubre de 2020, el 43% de las empresas indican que están dispuestas a reducir su fuerza laboral debido a la integración de la tecnología, mientras que el 41% planea expandir su uso de freelance para trabajos especializados.

No obstante, el 34% planea expandir su fuerza laboral debido, precisamente, a la integración tecnológica. “En el escenario tan incierto en el que vivimos, la primera tentación es reducir las plantillas para ahorrar costes”, nos explica José Luis Arbeo, Consultor de Marketing, Desarrollo y Transformación de Negocio. “Pero hay una oportunidad para darle la vuelta a esto y transformar las organizaciones para funcionar de otra manera. Hay muchas nuevas tecnologías y herramientas en las que formarse, y muchas tendencias a las que adaptarse. Debemos entender esta realidad como un estímulo”.

El empleo líquido y la cultura de empresa

A pesar de que las personas consultadas por Reason Why coinciden en que la presencia en la oficina no desaparecerá, alaban las ventajas del trabajo a distancia y de las nuevas estructuras empresariales que se van conformando. En Wild Wild Web llevan años trabajando de forma deslocalizada y son firmes defensores de las ventajas que el teletrabajo aporta tanto para los empleados como para la compañía. “La gente está más contenta, y eso tiene un efecto real en la triple cuenta de resultados, genera un impacto positivo en las personas”, nos explica César Álvarez, Director Ejecutivo. Considera que una de los principales beneficios reside en la conciliación personal. “La gente está más feliz. Rinde mejor, se involucra más, está más comprometida. Y eso repercute en la empresa. Trabajadores felices, mejores resultados”.

Tras el confinamiento, el atractivo del trabajo en remoto ha aumentado en todos los países. Según un estudio de GlobalWebIndex del pasado septiembre, 3 de cada 4 profesionales a nivel global estarían interesados en teletrabajar. No tener que desplazarse al lugar de trabajo, seguido de trabajar en un ambiente más tranquilo que el de la oficina y poder realizar las comidas en casa, es son las principales razones para querer adoptar esta modalidad laboral.

Y es que, como nos comenta, Philippe Jiménez, Country Manager de Spaces, "los empleados, y no solo los millennials, sino los de cualquier edad, quieren trabajar de forma flexible y tener la posibilidad de elegir cómo, cuando y dónde van a trabajar". Nos recuerda que el teletrabajo no implica necesariamente trabajar desde casa, sino desde cualquier espacio físico, puesto que el talento no depende de la ubicación.

La consolidación del teletrabajo obliga a repensar las oficinas

Pero, como todo, también tiene una cara negativa. No guardar correctamente la separación entre el trabajo y el hogar o no saber cuando desconectar del trabajo son dos de los principales retos. Aunque, en general, las ventajas superan a los aspectos negativos del teletrabajo, mantener la concentración todo el día o no tener interacciones sociales con los compañeros también plantea desafíos. Es más, el anteriormente mencionado informe de QBE indica que el 30% de los empleados que trabajaban desde casa dijeron que afectaba negativamente su relación y colaboración con sus colegas.

Ya sea trabajando con equipos deslocalizados o con las llamadas estructuras "acordeón" -equipos básicos fijos con prefesionales freelance puntuales-, César Álvarez (WildWildWeb) asegura que “la cultura de empresa en remoto también hay que crearla”. Mediante chats, blogs, trabajando el tono y el enfoque de las videollamadas, creando reuniones físicas puntuales o acudiendo a coworkings se puede evitar el temido aislamiento social en el que puede caer el teletrabajador. No obstante, recalca la importancia de contar con profesionales responsables y capaces de administrar su tiempo libre de forma adecuada. “La conexión emocional se consigue también a través del entorno digital. Lo importante es estar alineados y en la misma energía”.

Similar opinión muestra José Luis Arbeo, quien considera que operar con equipos más líquidos no tiene porqué comprometer la personalidad o identidad de la organización. Según no explica, a la hora de trabajar con profesionales freelance satelitales, las empresas optan por perfiles senior, con experiencia y criterio, especialmente en lo que respecta a cuestiones estratégicas. “La riqueza está en combinar el talento de dentro que entiende el negocio y la marca, con gente de fuera que aporta frescura y otros puntos de vista, pero obviamente las compañías no van a apostar todo su trabajo al talento externo”.

Con todo, los cambios que se están produciendo en el mercado apunta a un auge de la gig economy, es decir, la economía de proyectos. Esto implica una transformación en la mentalidad y la forma de entender el trabajo, especialmente en la multinacionales. “La clave está en construir el equipo a medida para crear la solución más óptima para cada proyecto”, sostiene el Founder & Chief Strategy Officer de Picnic. “Las grandes compañías cuentan habitualmente con el mismo equipo, aunque no siempre sea el mejor, porque tienen que rentabilizarlo. Debemos poner a trabajar al talento que tiene sentido, no al que tenemos pagado en nómina”.

¿Desaparecerán las oficinas o solo se transformarán?

Son muchas las organizaciones que han repensado sus infraestructuras en el último año. Una de las zonas que ya está sintiendo los efectos del cambio de paradigma es, precisamente la meca de la tecnología, Silicon Valley. La consolidación del teletrabajo, las restricciones derivadas de la pandemia y los elevados impuestos están llevando a las grandes firmas a abandonar Bay Area y optar por localidades con mayores ventajas fiscales y potencial de desarrollo, como Austin (Texas) o Miami (Florida).

Según Idealista, el repunte en el stock de oficinas en España ronda el 22% interanual

Como no podía ser de otra forma, los cambios sociales, tecnológicos y económicos experimentados en los últimos meses se han visto reflejados en el mercado inmobiliario. Según daba a conocer Idealista en el mes de diciembre, el repunte en el stock de oficinas en España ronda el 22% interanual, es decir, mientras que en noviembre de 2019 el número de inmuebles disponibles para alquilar en todo el país era de 22.295, la cifra alcanzaba las 27.290 unidades en el undécimo mes de 2020. Todas las comunidades autónomas han registrado incrementos en este sentido, pero Madrid y Cataluña se sitúan a la cabeza con incrementos del 27% y del 34,6% respectivamente.

El auge del teletrabajo ha demostrado que no será necesario siquiera tener a todos los empleados en la misma ciudad en la que se encuentra la empresa, sino que desplazarse de vez en cuando para realizar reuniones periódicas presenciales podría ser suficiente. Según explican desde el portal inmobiliario, esto hará que muchas empresas busquen oficinas más pequeñas, aunque más céntricas. Empresas grandes que hasta ahora tenían que asumir costes de espacio elevados y recurrir a ubicaciones a las afueras para dar cabida a sus equipos, ahora comienzan a teletrabajar o alternar la presencia del equipo en la oficina. El espacio necesario se reduce por lo que pueden optar por una oficina más céntrica y pequeña al mismo coste.

La reconfiguración de la ubicación y morfología de los espacios es, según explica Philippe Jiménez (Spaces), una cuestión ligada a la incertidumbre actual y los cambios constantes en la tecnología, la política o el clima. "Creo que la idea de invertir a largo plazo en grandes oficinas tradicionales está desapareciendo. Pero debemos adaptarnos para trabajar en espacios más flexibles, eficientes y sostenibles, donde poder seguir fomentando la creatividad y la innovación". 

La actual coyuntura pone en evidencia la necesidad de tratar el propósito de las oficinas. El lugar de trabajo tradicional, tal como lao conocimos, ha dejado de ser un requisito que facilite la productividad de los empleados. En Herman Miller llevan muchos años trabajando con el concepto de “empresa líquida”, basado en tres pilares fundamentales: transformación digital, flexibilidad y movilidad. Evolucionar hacia esta idea no significa prescindir de los espacios físicos, sino adaptarlos. “Hay que optimizarlos y repensarlos. Ya no puede haber tanta concentración de personal en las oficinas, y con equipos deslocalizados habrá que crear planes y estrategias para distribuir los espacios y los tiempos”, nos comenta Nereida Dos Santos, General Manager en Koff, master dealer de Herman Miller en España.

Y las nuevas tecnologías será claves para ello. Ya resulta habitual encontrar edificios inteligentes, capaces de regular la temperatura o las luces según las condiciones climáticas o las necesidades del equipo. Asímismo, muchas oficinas cuentan también con altavoces inteligentes, capaces de ejecutar órdenes en relación a la iluminación o la música ambiental. Por su parte, otros avances, como la realidad virtual o los hologramas llevan la comunicación desmoralizada un paso más allá. La multinacional francesa BNP Paribas, por ejemplo, ya emplea este tipo de desarrollos para mantener reuniones a distancia a tiempo real.

En este sentido, los escritorios genéricos de planta abierta y las salas de conferencias tradicionales no serán tan útiles. En su lugar, serán cada vez más comunes las estaciones de trabajo despersonalizadas y adaptables, así como la áreas abiertas y adaptadas para la socialización, el trabajo en equipo y la colaboración. La interactividad  y la creación de comunidad serán los elementos que rijan las nuevas distribuciones, más enfocadas a esquemas de trabajo estratégicos que operativos.

La gestión emocional de los empleados será uno de los principales desafíos de las empresas

Sin embargo, la nueva filosofía labora implicará también cambios en la gestión emocional de los equipos. Más allá de las infraestructuras, la actual y cambiante forma de entender el trabajo exigirá una mayor implicación por parte de las empresas. “Las oficinas deberán ser sitios atractivos y agradables, con áreas para el descanso y caterings saludables. La protección salarial seguirá siendo un requisito de los empleados, pero también lo será la preocupación por el bienestar y la salud, la flexibilidad horaria, la conciliación o la formación”, apunta Javier Blasco (Adecco Group Institute).

Para muchos, la oficina seguirá siendo una pieza clave para crear una cultura corporativa próspera y una estrategia distribuida exitosa. “La oficina es un centro neurálgico, una representación de lo que puede ser la empresa y, por lo tanto, se adaptará según la evolución del negocio. Las personas somos seres sociales con necesidades emocionales. Necesitamos sentir que pertenecemos a algo, y eso no se puede conseguir si solos nos relacionamos virtualmente”, asegura Nereida Dos Santos (Koff).

Con todo, parece que el futuro del trabajo pasa por trascender las fronteras del espacio. Menos silos, estructuras más planas, proyectos colaborativos, metodologías agile, sinergias y “coopetencia” son las agujas de la brújula que marca el camino para el mundo laboral de mañana. Las empresas que recorran con éxito esta travesía serán las que tengan el foco puesto en la solución, y no en el formato.