Ante el desarrollo de la inteligencia artificial, Microsoft apuntó en su informe anual de tendencias laborales, publicado a finales del mes de abril, al establecimiento de lo que denominó “Frontier Firm”, o empresa fronteras. Se trata de organizaciones estructuradas en torno a la inteligencia a la carta e impulsadas por equipos híbridos de personas y agentes de IA, y caracterizadas por su agilidad y rapidez. 

Sin embargo, según la compañía, la consolidación de este tipo de organizaciones no será posible sin un cambio de mentalidad en lo que respecta al desarrollo de la jornada laboral y la relación con el trabajo. No basta con mejorar los procesos a través de la adopción de tecnología, sino que se debe impulsar un nuevo modelo que rompa con lo que la compañía denomina “la jornada laboral infinita” y, así, evitar que la inteligencia artificial acelere un sistema fallido. 

Microsoft ha analizado el uso del su ecosistema de herramientas Microsoft 365, así como los datos del citado informe de tendencias laborales. Éste se realizó entre 31.000 empleados a jornada completa en 31 mercados diferentes ente el 6 de febrero y el 24 de marzo de este año. 

La investigación concluye que los trabajadores están encerrados en una jornada laboral infinita, ya que están conectados o realizando algún tipo de tarea desde que se levantan hasta que se acuestan. Para demostrarlo ha compartido cifras de lo que ocurre a lo largo de un día de trabajo. 

La mañana empieza antes de llegar a la oficina

La jornada laboral de muchos profesionales suele empezar antes de llegar a la oficina. A las 6 de la mañana, muchos usuarios de Microsoft 365 ya están revisando sus bandejas de entrada abarrotadas con la intención de preparar el resto del día. Cabe destacar dos datos: el 40% de las personas que están conectadas a las 6 de la mañana están revisando su correo electrónico para ver las prioridades del día; y el trabajador promedio recibe 117 correos electrónicos al día, la mayoría de los cuales se leen rápidamente en menos de 60 segundos.

De cara a las 8 de la mañana, Microsoft Teams supera al correo electrónico como el canal de comunicación dominante, según explica la tecnológica. El trabajador recibe 153 mensajes de Teams de media cada día laborable. Concretamente, el número de mensajes por persona han aumentado un 6% interanual a nivel mundial. 

Tal y como señala Microsoft, cada notificación de correo electrónico o mensaje puede parecer insignificantes, pero todas juntas reflejan el ritmo frenético de las jornadas. Al volumen de comunicaciones hay que añadir que el 57% de las reuniones suceden sin convocatoria previa y que el tiempo promedio sin interrupciones (reuniones, correos, mensajes) es de tan sólo 2 minutos. 

La concentración durante el día no existe

Una de las conclusiones del análisis de Microsoft es que las horas más favorables para la concentración se dedican a la agenda ajena. Según apunta la compañía, la mitad de las reuniones tienen lugar entre las 9 y las 11 de la mañana y entre la 1 y las 3 de la tarde, precisamente cuando, como demuestran las investigaciones, muchas personas tienen un pico natural de productividad.

Además, los mensajes también minan esos ciclos naturales de productividad. A las 11 de la mañana la actividad de mensajería también se dispara, con un 54% de usuarios activos. Se trata de la hora más sobrecargada del día, ya que los mensajes en tiempo real, las reuniones programadas y el cambio constante de aplicaciones convergen, lo que hace que concentrarse en una sola tarea sea casi imposible.

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Los datos de Microsoft apuntan que los calendarios parecen mostrar una pausa en las reuniones después del almuerzo, un tiempo en el que se observa un aumento del uso de Word, Excel y PowerPoint (WXP) con los empleados tratando de concentrarse en tareas como escribir, analizar datos y crear presentaciones. 

No obstante, ese tiempo está fragmentado ya que, como se mencionaba, se ven interrumpidos cada 2 minutos por una reunión, un correo electrónico o una notificación. Un ruido digital que lleva a muchos a señalar que el trabajo se siente caótico y fragmentado.

La tarde, la consolidación del tercer pico de actividad

Hace ya más de tres años Microsoft apuntó a la consolidación de un tercer pico de actividad durante la jornada, uno que se observa especialmente entre 6 y 8 de la tarde, y que comenzó a aparecer a consecuencia del impacto de la pandemia en el entorno laboral. Ese pico es ya una realidad para muchos profesionales. 

Los datos de la tecnológica muestran que las reuniones después de las 20:00 han aumentado un 16% interanual, provocado, en parte, por los cada vez más comunes equipos globales y flexibles. Pero más allá de las reuniones, el empleado promedio ahora envía o recibe más de 50 mensajes fuera del horario laboral principal, el tradicional 9 am - 5 pm, y para las 22:00, casi un tercio (29 %) de los trabajadores vuelve a revisar sus bandejas de entrada, lo que refleja un aumento constante de la actividad fuera del horario laboral.

Del mismo modo, la actividad laboral también se está extendiendo al fin de semana. Casi el 20% de los empleados revisan su correo electrónico antes del mediodía del sábado y el domingo, al despertarse para trabajar, y más del 5% vuelven a consultarlo los domingos por la tarde, a partir de las 18h. 
Además, Microsoft señalan que también crece el uso de sus herramientas durante el fin de semana, ya que muchos empleados encuentran tiempo para trabajar sin interrupciones. 

Microsoft concluye que, para muchos, la jornada laboral moderna no tiene un principio ni un final claros. En un contexto cada vez más complejo y exigente con los resultados y los márgenes, el tiempo que antes se dedicaba a descansar y disfrutar, ahora se destina a ponerse al día o prepararse para la semana. “Se gasta demasiada energía organizando el caos antes de poder comenzar un trabajo significativo”, señala la compañía.

A este respecto apunta que el futuro del trabajo no se definirá por cuántas tareas monótonas puedan automatizarse, sino por aquellos aspectos que puedan reinventarse fundamentalmente. En este sentido, asegura que una correcta adopción de la inteligencia artificial puede ayudar a reorientar el ritmo de trabajo, reenfocar a los equipos en tareas nuevas y diferenciadoras, y solucionar lo que se ha convertido en una jornada laboral aparentemente interminable. “La pregunta no es si el trabajo cambiará. Es si lo haremos nosotros”, dice.