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Living Office: el diseño de la oficina importa

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Living Office: el diseño de la oficina importa

  • Las oficinas que se adaptan a las necesidades y expectativas de los empleados no solo influyen en su productividad, sino también en su felicidad
  • Durante un evento organizada por Koff, hablamos sobre el diseño y la configuración de espacios de trabajo con Simona Giacalone, Specifier y Design Group de Herman Miller

La oficina es más que un espacio de trabajo, cada vez más. Es uno de los lugares en los que más tiempo pasamos, en ocasiones tanto como en el hogar. Por ese motivo el diseño y la configuración de las oficinas están cobrando cada vez más importancia. Y así surge living office: un concepto que consiste en espacios de trabajo adaptados a los empleados, un diseño creado en base a las expectativas de las personas, teniendo en cuenta las formas y herramientas de trabajo.

Lo importante ahora no es tanto el precio por metro cuadrado, sino la rentabilidad que se obtiene de ese espacio: la productividad

Simona Giacalone es Specifier y Design Group de Herman Miller. Hablamos con ella durante unas conferencias sobre Human-Centered Workplaces organizada por Koff, Dealer Partner de Herman Miller en España y especialistas en el diseño de espacios de trabajo inspiradores. Es ella quien nos explica en qué consiste todo esto de living office, cómo surge, y cuáles son sus características.

Y es que hasta ahora, a la hora de diseñar y configurar una oficina, la métrica más utilizada era el precio. Real State Measure: las decisiones se tomaban en base al precio. Cuánto cuesta el metro cuadrado. Esta medida, que podía tener sentido hace unos años, se ha quedado desfasada en muchas industrias. Aunque sigue influyendo, lo importante ahora no es tanto el precio por metro cuadrado sino la rentabilidad que se obtiene de ese espacio. Lo que se mide es la productividad, y no solo el desembolso inicial.

La clave fundamental del living office es que no hay un modelo único, no es una solución mágica que funcione para todo tipo de organizaciones, sino todo lo contrario. “Lo importante para cada empresa es observar qué hacen sus empleados, las actividades que llevan a cabo en el día a día: cuánto colaboran, cuando trabajan en grupos, o cuántos espacios privados son necesarios”.

Por lo tanto, la investigación es fundamental para lograr lo más obvio: que el espacio de trabajo responda a las actividades, necesidades y ritmo de trabajo de los empleados, y no al contrario. Y, por supuesto, tener en cuenta los objetivos empresariales. “Si queremos contar con los mejores talentos en nuestra compañía, tenemos que crear un entorno que los atraiga”.

Pero la configuración del espacio de trabajo no solo tiene un papel fundamental en la atracción de talento, sino también en la retención del mismo. Especialmente en un momento en el que la gente puede elegir en muchas ocasiones si quieren o no trabajar desde la oficina.

Por eso en el living office también contempla la opción de trabajar desde casa como una posibilidad importante. “Nuestras investigaciones han mostrado que lo ideal es trabajar un día a la semana desde casa” comentaba Simona.

Eso se explica con la propia descripción de living office: responder a las necesidades de los trabajadores. Y eso no supone, ni mucho menos, el fin de las oficinas. “Estarán siempre ahí, porque las personas somos animales sociales y necesitamos el contacto. Simplemente para hablar, para estar en grupo o para compartir ideas... Las oficinas como concepto estarán siempre con nosotros como sociedad”.

Un espacio de trabajo para todos

Adoptar el living office como filosofía de trabajo en la organización permite crear espacios para todos, independientemente de la edad o los empleados, la generación o las diferencias culturales.

“El open space está abierto, pero siempre ofrece alternativas a las necesidades de trabajo: salas privadas, salas colaborativas…"

“Es importante que la oficina responda a las necesidades de las personas, especialmente con los más jóvenes. Si quieren trabajar con los compañeros hay que contar con salas dedicadas al trabajo en grupo. O si prefieren trabajar solos en ciertas ocasiones, determinadas tareas necesitan llevarse a cabo en un entorno más privado y tranquilo".

El diseño y la distribución del espacio de trabajo sin duda influye en el rendimiento y la productividad. Pero en última instancia también afecta en la felicidad de un empleado: su sensación no solo durante la jornada laboral, sino también cuando sale de la oficina y regresa a casa. “Si has tenido un buen día, terminas saliendo de mejor humor y siendo más feliz en última instancia” explicaba Simona. Un estado que se afianza especialmente con los espacios (y los procesos de trabajo) más colaborativos. “Cuando colaboras te sientes parte de un grupo: perteneces a algo. Y eso influye en la felicidad del ser humano”.

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¿Es el open space en las oficinas una solución universal?

Si hablamos de espacios de oficina no podemos dejar de mencionar el open space: un modelo que ha sido muy utilizado en los últimos años, pero contra el que comienzan a surgir detractores. ¿El motivo? Que es un modelo poco productivo que termina distrayendo. Sin embargo, el motivo final de esa pérdida de productividad puede deberse a una deficiencia a la hora de comprender en qué consiste realmente el open space.

En el lugar de trabajo estamos pasando de espacios asignados a espacios compartidos

“En muchas ocasiones vemos el open space simplemente como una sala enorme, sin más: mesas y sillas. Un espacio que la gente tiene que abandonar incluso para realizar una simple llamada de teléfono”. Y no se trata de eso, como explica Simona. “El open space está abierto, pero siempre ofrece alternativas a las necesidades de trabajo: salas privadas, salas colaborativas… Eso es open space. Y cuando está bien diseñado, es la solución ideal”.

¿Cómo ha cambiado la distribución de los espacios de trabajo?

La revolución tecnológica y los distintos procesos de trabajo han terminado influyendo y modificando los espacios de trabajo. Antes teníamos muchas oficinas privadas, casi todas en la zona perimetral, con más luz. Ese número de lugares privados se ha reducido en la actualidad, creando más espacios para el trabajo en grupo. Y es que la colaboración se ha convertido en algo esencial en el espacio de trabajo.

  • Pasamos de una sola sala de reuniones a toda una variedad de espacios. Diferentes zonas de grupo de trabajo y distintas salas de grupo: más casuales, más formales, más sociales, otras más creativas…
  • Pasamos de una sala gigante a salas con distintos tamaños, un cambio que también afecta a la eficacia del espacio: más reuniones pueden ocurrir al mismo tiempo.
  • Hemos pasado de un espacio asignado a los espacios compartidos. Lo que podría denominarse tablesharing: muchas veces esas mesas no están ocupadas, es espacio que no usamos al 100%, y que puede ser utilizado por alguien más.
  • Privacidad. Si en el pasado la máxima aspiración era la oficina privada, hoy en día sabemos que no se ocupa el 80% del tiempo. Ahora hablamos de privacy on demand: se utiliza cuando se necesita y se abandona después.
  • El espacio de circulación y de paso ahora también es un espacio activo, no muerto. Un espacio de circulación bien utilizado se emplea como espacio de apoyo o de almacenaje.
  • Por último: la importancia de las break rooms. La plaza central. Un lugar atractivo en el que desconectar, el punto de encuentro de los empleados.
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