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El reto de gestionar una agencia dividida en tres partes
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El reto de gestionar una agencia dividida en tres partes

  • Una agencia se divide en tres departamentos: comercial, operativo y de facturación
  • La gran mayoría de las agencias españolas prescinden de la parte comercial
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Una agencia se suele dividir entre desarrolladores, creativos, cuentas, planner, perfiles digitales y un largo etcétera, pero también hay otra forma de estructurarla y organizarla de modo que se dé cabida a otros perfiles que conviven y trabajan en pro de su buen rumbo. Es quizás una organización más común con otras empresas que dan servicios profesionales, pero también más inclusiva.

Diferenciar departamentos ayuda a mejorar resultados

Esta estructura divide a la agencia en el departamento comercial, el operativo y el de facturación. Cualquier agencia funcional debe tener más o menos clara esta diferenciación de departamentos y cierta profesionalización en ellos si lo que quiere ser es un negocio estable, dentro de la inestabilidad del sector, y no depender en exceso de idas y venidas. En este artículo vamos a diferenciar estos “departamentos” y ver cuáles son los retos de cada uno de ellos:

La parte comercial, la gran olvidada de la agencia

Todas las agencias que hemos entrevistado en nuestros análisis y estudios, así como gran parte de nuestros clientes, nos hablan del poco interés que el sector ha mostrado por profesionalizar un departamento que, en cualquier otro ámbito, es fundamental. Y es que una de las grandes fobias del sector siempre ha sido la de tener un comercial encargado de traer nuevas cuentas a través de un proceso de ventas profesionalizado.

Para ganar clientes no basta sólo con el boca a boca y los concursos

Las agencias españolas, tradicionalmente, han tenido como canales de adquisición el boca-boca y, las más grandes o especializadas, la participación en concursos. Estos canales seguirán funcionando; pero con todo esto que estamos viviendo, quedarse con estos canales y no dar un salto a la profesionalización del departamento es como quedarse a mitad de camino.

La parte operativa, el centro gravitacional de toda agencia

Entramos aquí en la gran base de la agencia media española. Es aquí donde se encuentra la gran mayoría de los perfiles mencionados anteriormente como creativos, diseñadores, desarrolladores, expertos digitales… Si la parte comercial carecía de estructura y procesos, es esta parte la que ha adquirido un gran grado de profesionalización y especialización.

La agencia es un ente que gira en torno a los proyectos que es capaz de gestionar y en torno a ellos ha ido creando una serie de perfiles independientes y cualificados. El riesgo aquí no es otro que la organización y el control de todos estos perfiles para que vayan al unísono que requiere la campaña.

Organización y transparencia son claves para una buena campaña

Los estudios dicen que la mayoría de las agencias dividen sus acciones comerciales en “contactos”, acciones en eventos, participación en concursos y alguna que otra acción a puerta fría. No hablemos ya de tener una herramienta que canalice las ventas como un CRM; y es que un entorno tan digital como el de la agencia, aún se sigue tirando de Excel y tarjetas de contacto para administrar un departamento que, por lo general, carece de organización. Es esta parte donde se viven esas jornadas maratonianas que estereotipan el sector, el estrés del último minuto y la lucha por la eficiencia.

Aunque la gran mayoría de agencias cuentan con un software de gestión de proyectos con la intención de ayudar a controlar los procesos y los tiempos, existe un descontento general por la incapacidad de ir un paso más allá en ese control y eficiencia. Gran parte de ese descontento viene por la utilización de herramientas de gestión de proyectos opacas y estancas que no permiten una visión clara de la rentabilidad del proyecto, dejando la toma de decisiones ciega en algo que es tan vital como el personal y el tiempo dedicado. En otras palabras, no dando información de gran parte los costes en los que se incurre.

La facturación, esa parte de la que todos huimos, pero por la cual estamos aquí

A colación de la parte anterior, viene la otra gran pata en la gestión de una agencia: la parte que se encarga de la facturación y el control de los activos. Si bien es una parte que se cubre en todas las agencias, todos nuestros clientes y análisis de mercado nos hablan del rechazo y hartazgo que produce su gestión. Ya se facture a precio cerrado o por hora trabajada, la facturación de los proyectos siempre es un gran quebradero de cabeza, por no hablar del control de impagos o retrasos.

La rentabilidad de una campaña y las ventas siempre van de la mano 

Como comentábamos más arriba, el hecho de que una gran parte de las agencias tenga problemas para controlar la rentabilidad de sus proyectos tiene consecuencias directas en la forma de facturar los mismos. Y es que muchas veces la escasa comunicación que existe entre la parte operativa y la facturación lleva a un mayor descontrol y una cierta falta de criterio en la toma de decisiones.

Algunos de los retos en la gestión de las agencias españolas

Esta división, más centrada en el “management” de la agencia, arroja algunos de los retos que, más allá de los propios del sector, se repiten de forma genérica:

  • La profesionalización y gestión de la tarea comercial: La adquisición de nuevas cuentas siempre es una de las grandes preocupaciones de los directivos de las agencias. Si bien es una tarea que la pequeña y mediana agencia no ha cuidado en exceso, gran parte de los esfuerzos que se prevén en el sector van encaminados a la adquisición de nuevos clientes y la profesionalización de estos procesos.
  • Una mayor eficiencia y control de los procesos: Este es un reto que comparte con la mayor parte de las empresas españolas. Y es que en una economía donde la unidad de medida es el tiempo, la optimización de este es lo que marca la diferencia.

  • Un control y visión de la rentabilidad de los proyectos: El control de la rentabilidad está muy relacionado con el anterior reto y es que controlar los procesos y costes de la agencia es la manera de enfocar mejor los proyectos y crear campañas que sean beneficiosas para todas las partes involucradas en el circuito del marketing y la publicidad.

En base a esta lógica es por lo que Teamleader pasó de ser una agencia a un software para agencias. En base a que la agencia tiene una necesidad de aunar esfuerzos en la parte comercial, operativa y de facturación, se ha desarrollado un software que integre un CRM, gestor de proyectos y facturación, todo en uno. Porque los retos no están solo en dar más y mejores soluciones a los anunciantes, sino en tener unos procesos internos que ayuden a que el talento y el esfuerzo vayan en una misma dirección.

 

Teamleader es una solución cloud “All in one” de CRM, Gestión de Proyectos y Facturación para Agencias y Consultoras, que ayuda a optimizar todo el proceso operativo de una forma ágil, sencilla y asequible.
Teamleader tiene una clara orientación al cliente y son firmes defensores de la eficiencia en el trabajo.

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