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Cómo repensar los eventos desde la alternativa digital

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Cómo repensar los eventos desde la alternativa digital

  • El uso de plataformas de streaming se ha disparado en las últimas semanas
  • El sector de los eventos aguarda la llegada del 5G para iniciar el camino hacia la realidad virtual

La pandemia del coronavirus ha dibujado un contexto de confinamiento mundial nunca antes visto. Una situación que ha cambiado la vida de las personas en todos los ámbitos y está obligando a idear nuevas metodologías de trabajo y comunicación para evitar un congelamiento económico.

El coronavirus ha obligado a cancelar la gran mayoría de eventos

La mayoría de los eventos previstos para este año se han cancelado o pospuesto. Sin embargo, la tecnología digital -que ha ido ganando peso en presentaciones y ferias a lo largo de los últimos años- se ha convertido en la principal alternativa para paliar el vacío comunicativo que deja la ausencia del trato personal, habitual en este tipo de citas. 

Samuel Scott, Conferenciante experto en comunicación y marketing, recalca que “la manera más efectiva de presentar un producto, ya sea el sabor de un helado o un software B2B, es el cara a cara de forma personal en los stands de los patrocinadores o en los salones de exposiciones”, idea con la que coinciden sus compañeros de sector. Dado que en esta situación de confinamiento no es posible organizar una reunión presencial, los canales digitales se presentan como la única vía para mantener la cercanía entre marcas y usuarios.

Streaming, la alternativa más accesible

En los últimos años, el streaming se ha convertido en la principal forma de difusión en vivo para los eventos y conferencias. Un servicio cada vez más habitual y que ahora se descubre como la principal alternativa a la cuarentena. “Actualmente todo el mundo lo está demandado, el streaming y la multiconferencia”, asegura José María Mérida, CEO de Doble M Audiovisuales. Una tendencia que respalda Benito Romero, CEO de la tecnológica Enbex: “Ahora mismo enfocamos los eventos con tele-streaming. Capturamos a la persona dando la ponencia y por otro lado metemos la presentación”

Los profesionales recalcan la importancia del contacto físico

Sin embargo, los profesionales de la organización de eventos recalcan que “nada equivale al evento presencial”, en palabras de Paula Gómez-Roldán, Directora de Comunicación y Marketing de la agencia de eventos EDT. Dario Reggatieri, CEO de Beon. Worldwide, dice que es muy complicado cuando estás obligado a tener contacto físico, “porque justo eso es lo que hace la diferencia entre un evento presencial y la parte digital”. Aunque reclaca que siguen haciendo “eventos en directo para que las marcas y empresas puedan seguir transmitiendo sus mensajes”.

Para Eric Mottard, Cofundador y CEO de Evento Plus, “hay dos soluciones que están lejos del real frame”. La primera consiste en “hacer eventos muy pequeños para generar interactividad con entre seis a diez muy buenos clientes y hacer una pequeña discusión en 30 minutos sobre el contexto actual”.  La otra opción es “congregar a mucha gente sin interactividad, organizado una mesa redonda con tres ponentes y tener cientos de personas que se conecten”. Aunque Mottard augura una menor atención de la gente en este segundo caso. Y es que hay una postura unánime sobre lo que prima en un evento: el valor de la experiencia y su capacidad para emocionar.

Hacer algo a gran escala puede funcionar para recordarle a la gente que estás ahí. Pero nos quedamos lejos del objetivo de un evento.- Eric Mottard

No obstante, tras la cancelación del Mobile World Congress, una compañía de la agencia EDT retransmitió a través de YouTube la presentación de la nueva gama de móviles de OPPO.

“Las presentaciones de producto tienen una muy buena acogida en el mundo digital vía streaming. La marca muestra y expone su producto de la forma más espectacular posible y el consumidor actúa como espectador privilegiado”, defiende Patricia Cantón, Directora Creativa de la agencia EDT. 

Más aceptación y éxito tienen las videoconferencias a la hora de hacer teambuilding o reuniones para las empresas a nivel interno. En esta línea, desde EDT nos cuentan que también utilizaron el sistema de streaming para llevar a cabo la Junta General de Accionistas de Mapfre.

El aumento del vídeo en directo ha disparado la demanda de plataformas de streaming como Restream, Switcher Studio, Wowza, Hopin o Run The World, que están haciendo su particular agosto en tiempos de coronavirus.

Plataformas de streaming como Hopin o Run the World han recibido inversiones millonarias

En el último mes y medio, Hopin ha organizado 800 eventos de los pocos más de 1.100 que lleva en un año. Hace tres semanas la compañía recibió 6,5 millones de dólares de fondos de capital riesgo como Accel y Northzone y ha duplicado su lista de espera, según declaró su CEO, Johnny Boufarhat, al medio estadounidense Crunchbase News. La plataforma está preparada para que 100.000 personas sigan simultáneamente lo que está ocurriendo en un escenario.

También en el último mes la plataforma Run The World captó 4,3 millones de dólares de inversores, entre los que se encuentra la compañía Andreessen Horowitz.

Por otro lado, las redes sociales son uno de los canales más usados para realizar retransmisiones en directo. Recientemente, Linkedin ha puesto a disposición de sus usuarios 'Eventos de LinkedIn' para que puedan “invitar a sus contactos de primer grado y gestionar eventos online”. Una herramienta que se añade a LinkedIn Live, donde se pueden compartir actualizaciones en tiempo real.

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Tendencias en el sector de los eventos

"La presencia sigue siendo la base de los eventos", insiste Eric Mottard (Evento Plus), en sintonía con sus compañeros de profesión, aunque matiza que "difundir el contenido no afecta a la asistencia, sino al contrario, genera más interés y fomenta el hecho de que la gente quiera ver el evento real".

Difundir el contenido en streaming multiplica el alcance de los mensajes y de la marca.- Eric Mottard

Para Mottard, la gran estrella actualmente en la difusión de eventos y conferencias es el streaming, seguido de la app, “una herramienta de interacción y sondeo”, y las fotos para redes sociales, “que permiten captar datos de los participantes puesto que querrán recibir la foto”. Estrategias, al fin y al cabo, de fomentar la interacción, que es uno de los puntos clave en la digitalización de los eventos.

Aspectos como la interacción y la ciberseguridad van ganando peso

Desde el campo audiovisual y tecnológico resaltan la importancia de la ciberseguridad para conferencias y eventos privados, y coinciden en la eficacia de modelos interactivos como encuestas y preguntas. Otra tendencia pasa por diseñar la conferencia para las personas que la están siguiendo a través de la red: “Ahora mismo la forma que tenemos de consumir se entiende como contenido inteligente. No te pueden mantener enganchado durante 40 minutos, por eso hacemos mucho hincapié en que las ponencias, cuando se hacen por streaming, sean píldoras”, recalca Benito Romero (Enbex).

Ponencias de 15 ó 20 minutos, cortitas, y luego un buen moderador que mantenga al espectador conectado. En esto incidimos mucho.- Benito Romero  

Según Darío Reggatieri (Beon. Worldwide), los eventos son cada vez más personales y puntualizados. “Las marcas buscan generar un vínculo emocional con los clientes”, pero cada vez tenemos más alicientes que dificultan nuestra capacidad de atención.

Reducir y dosificar las presentaciones mejora la recepción del público por streaming

Según Mottard, "el que está delante del ordenador piensa cada minuto que puede hacer otra cosa. Por lo tanto, o bien enganchas todo el tiempo o lo más probable es que abra su mail o Whatsapp”. Mottard es partidario de reducir las presentaciones: “Quita la introducción larga, los mensajes protocolarios, quita lo superfluo y piensa en enganchar siempre, hacer participar, poner preguntas y, sobre todo, ser breve”.

Además de técnicas de interacción para enganchar, es necesaria una “muy buena producción y guionización técnica, con mucho ritmo, no poner el evento físico online”, enfatizan desde Evento Plus. Desde los servicios técnicos, además, ven la problemática del retraso, aunque están seguros de que el problema desaparecerá con la llegada del 5G.

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Congreso virtual realizado por Doble M.

Un futuro hacia el 5G y las conferencias virtuales

Aunque el sector espera la llegada y democratización del 5G, ya existen algunas propuestas que acercan la realidad virtual al mundo de los eventos. La compañía 4foreverything ha puesto en marcha su proyecto eLive Events, un espacio de 50 m2 para eventos y formaciones en remoto con capacidad de generar experiencias inmersivas en realidad virtual. “El objetivo es dar solución a las necesidades de formación y promoción de profesionales y marcas corporativas en un contexto como el que actualmente ha creado la expansión del COVID-19”, señalan desde la empresa.

Aunque el sector espera la llegada del 5G, algunas empresas ya ofrecen soluciones de realidad virtual

Se trata de un espacio aislado y equipado con realización robótica por medio de tres cámaras, una pantalla de led de cuatro metros, dos pantallas robóticas y conexión streaming para un total de hasta 30.000 usuarios. El espacio también permite la intervención de hasta ocho interlocutores (uno local y siete en remoto) y cuenta con un software de moderación para facilitar la comunicación. Además, gracias a la tecnología de Kuantiko Studio, el espacio permite la emisión de contenido en streaming 360º.

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Son muchas las marcas que se adentran en este sector, ante la necesidad de seguir conectado de una forma cercana y personal con sus clientes. Un ejemplo es la Semana de RSC Global, un evento 100% virtual que se celebra los días 24 y 25 de marzo en España.

Las nuevas tecnologías permitirán interactuar en entornos virtuales

En este caso, el escenario virtual no es solo una alternativa a la cuarentena; el formato comulga con valores como la responsabilidad social y la sostenibilidad. Inés Fonseca, Directora de Marketing para el Mediterráneo de Subway, marca que asistirá al evento, se enorgullece de “formar parte del primer evento de RSC 100% virtual de España”

También la tecnología de la empresa española Walcon Virtual Events permitirá que se lleve a cabo el primer Congreso Effie Solar. Los asistentes podrán interactuar entre sí a través de avatares, en un entorno completamente virtual con 50 expositores y unos 40 conferenciantes. “Al ser una feria que se desarrolla en un entorno virtual, no está previsto que se cancele”, aseguran desde la empresa tecnológica.

Los congresos virtuales han pasado de ser el futuro a una necesidad del presente.- Walcon Virtual

“Estamos ante un cambio de modelo en nuestro sector, ya que esta crisis ha puesto en relieve un modelo caduco". declaran desde Walcon Virtual, en sintonía con los profesionales del mundo de los eventos: “La gente quiere recrear el máximo realismo posible. El 5G va a permitir todo con más facilidad; interactuar, crear contactos a través de un avatar...”, reconoce Darío Reggatieri (Beon. Worldwide).

Aunque, de momento, desde el sector consideran que queda mucho para privarnos de un encuentro entre personas o, como dice Darío, “hablar en un jardín, mientras se toma una cerveza y se comparte una tapa de jamón”.

Los espacios de eventos, comprometidos con la causa

Ante la crisis del COVID-19 y la consecuente cancelación de eventos, algunos espacios de ferias y congresos han decidido brindar sus instalaciones para inciativas sociales mientras todo recupere su curso natural. En Madrid, IFEMA ha cedido parte de su espacio para que la UME (Unidad Militar de Emergencia) monte un dispositivo con camillas para dar cobijo a las personas sin hogar. Además, se ha instalado un hospital de campaña para luchar contra el coronavirus.

Por su parte, Pikolin, El Corte Inglés y Berger Home han donado material al Ayuntamiento de Zaragoza para el acondicionamiento del Pabellón Deportivo Municipal de Tenerías, donde se refugian un centenar de personas sin hogar durante la crisis del coronavirus.

A nivel internacional, Easyfairs, compañía que organiza más de 200 ferias, eventos y exposiciones en 14 países, ha cedido los diez recintos que gestiona en Bélgica, los Países Bajos y Suecia, a las autoridades locales y nacionales de estos países. ”Estamos impresionados por el compromiso generalizado de las autoridades y los servicios de salud de todo el mundo”, ha dicho Eric Everard, CEO y Fundador de Easyfairs.