Adobe lanzó el formato PDF allá por 1993 y con él estableció un nuevo estándar en la manera de presentar y compartir la información. A lo largo de más de tres décadas la compañía ha potenciado las posibilidades de creatividad, productividad y colaboración, incorporando nuevas funcionalidades y herramientas de Acrobat y ahora, en la era de la inteligencia artificial, está redefiniendo la forma en que las personas crean, comparten y entienden la información. 

En este sentido, Adobe ha desplegado un nuevo agente de productividad que reúne décadas de inteligencia documental y permite a los usuarios interactuar con el PDF desde una perspectiva completamente nueva. Gracias a sus capacidades de inteligencia artificial, orquesta modelos y funcionalidades para, a partir de los documentos y mediante lenguaje conversacional, brindar la posibilidad de realizar un amplio abanico de tareas. 

En este nueva para el PDF, permite extraer insights, generar resúmenes o crear imágenes, texto y contenido enriquecido como presentaciones, podcasts y publicaciones en redes sociales (funciones que ya presentó a comienzos de este año). Los usuarios pueden reorganizar los archivos, navegar por ellos, realizar preguntas al asistente para obtener claves o sugerencias y compartirlo todo con otros miembros del equipo o con usuarios externos.

El sistema también habilita nuevas posibilidades de colaboración y compartición a través de PDF Spaces, un entorno de trabajo dinámico integrado en Acrobat que la compañía lanzó a finales del año pasado y que convierte la gestión de documentos en una experiencia interactiva. Facilita que tanto usuarios individuales como equipos profesionales interactúen con sus archivos y, gracias al asistente de IA, descubran información valiosa, generen ideas, validen respuestas con citas precisas y añadan notas que pueden consultar en cualquier momento.

Así, el nuevo agente de productividad permite impulsar las posibilidades del formato PDF, presentándose como una solución especialmente adecuada para equipos y organizaciones que necesitan compartir contenido e información de forma más útil, medible y atractiva. 

Estas son las acciones que se pueden llevar a cabo gracias a las nuevas funcionalidades:  

• Editar de forma ágil y sencilla: si, por ejemplo, el usuario está revisando una propuesta comercial, simplemente puede solicitarle al agente que acorte el resumen ejecutivo, que mueva una sección a la primera página, o que marque las modificaciones con respecto a la última versión, y el agente le ayudará a trabajar mejor y más rápido.
• Convertir el documento en un podcast: el agente puede generar una guía de audio con un resumen del documento, extrayendo lo más importante, y facilitando los procesos de información y conocimiento.
• Convertir el documento en una presentación: el usuario puede solicitar al agente que convierta la información del documento en un formato más estético y visual. Basta con indicar al asistente lo que se desea, revisar, perfeccionar y compartir.
• Crear y compartir un PDF Spaces: con PDF Spaces no solo se comparte un documento, sino que se invita a la audiencia a experimentarlo. Permite reunir varios documentos, enlaces y presentaciones, agregar resúmenes de audio o utilizar el asistente de IA para responder preguntas u obtener recomendaciones. Al compartir el espacio, todo el equipo puede interactuar, y las acciones se actualizan para todos.
• Personalizar el asistente de IA: los asistentes de IA en PDF Spaces pueden personalizarse, asignándoles roles específicos y explicándoles los objetivos y destinatarios. La herramienta incluye unos roles predeterminados: analista, ideal para analizar datos o resumir investigaciones; diseñador, excelente para contar historias de forma creativa o crear contenido atractivo; e instructor, para explicar conceptos.
• Añadir identidad corporativa: se puede incluir el logotipo y paleta de colores para crear una experiencia profesional y coherente con la marca.
• Hacer seguimiento: el agente proporciona información en tiempo real sobre la interacción de los usuarios con la experiencia para conocer qué contenidos generan más interés.

Una nueva forma de trabajar la información

El agente de productividad, que está diseñado para operar de forma fluida junto al agente de creatividad de Adobe, y con agentes desarrollados por terceros, forma parte de la visión de Adobe respecto a las nuevas formas de trabajar basadas en agentes de inteligencia artificial. Tal y como señala la compañía, la misión del nuevo agente es liberar el tiempo, los recursos y el talento de las personas para se centren en tareas que realmente solo ellas pueden llevar a cabo y aportar valor. 

El despliegue del agente supone un paso más en el amplio historial de innovación de Adobe en PDF y de su voluntad por ofrecer mejores soluciones a los usuarios adaptadas a los cambios del mercado. 

El formato PDF se lanzó en un contexto más sencillo que el actual, en el que las personas enviaban archivos adjuntos por correo electrónico que luego se visualizaban en ordenadores de escritorio. Pero con la consolidación de los smartphones, la compañía innovó para adaptar el formato y su presentación de la información a la lectura en dispositivos móviles. Y, a medida que el trabajo se fue haciendo más colaborativo, introdujo nuevas funciones para compartir. Y ahora, con la expansión de la IA, Adobe ha continuado esa trayectoria incorporando la asistencia mediante inteligencia artificial. 

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Por todo ello, el PDF se ha convertido a lo largo de las décadas en uno de los formatos más importantes del mundo. Según Adobe, las personas abren más de 400.000 millones archivos y envían más de 200 millones de documentos en Acrobat cada año. Con las nuevas capacidades del agente, la compañía está estableciendo el siguiente estándar del formato, transformando documentos y archivos en experiencias interactivas y personalizadas. 

“No solo estamos añadiendo nuevas funcionalidades, estamos introduciendo un nuevo formato”, ha comentado Abhigyan Modi, Vicepresidente Senior de Adobe Document Cloud, en un comunicado. “Por primera vez, compartir documentos significa compartir una experiencia adaptada a la audiencia a la que va dirigida, ya sea un cliente, un equipo o un millón de suscriptores. Ahora cada una de esas experiencias puede ser tan personal y deliberada como el trabajo que hay detrás de su creación.”

Ejemplos de uso concreto

Cualquiera puede crear una experiencia interactiva reuniendo toda la información en un solo lugar, sin recurrir a interminables cadenas de correos electrónicos o chats abarrotados y dispersos. Las herramientas desplegadas por Adobe tienen aplicación en todas las áreas de la empresa. Los equipos de ventas, por ejemplo, pueden combinar propuestas y casos de estudio en una única experiencia de marca, de modo que todas las personas a las que se dirijan reciban una narrativa coherente e interactiva. Por su parte, el área de marketing puede convertir investigaciones y anuncios de lanzamiento en espacios guiados que promuevan la acción en toda la organización; mientras que los responsables de recursos humanos pueden compartir paquetes de onboarding o actualizaciones de políticas con toda la plantilla. 

El caso de Vice News 

La compañía está usando la herramienta en su cobertura, creando experiencias interactivas y “explorables” que integran documentos, datos de investigación y materiales de apoyo directamente junto a sus historias publicadas. Además, su audiencia puede escuchar resúmenes de audio o utilizar el asistente de IA para profundizar en cada historia, explorar fuentes o participar más activamente en el contenido. 

>> Aquí puedes acceder a la experiencia de Vice News en PDF Spaces

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Otros casos de uso

El rapero Kid Cudi y su equipo también han confiado en la plataforma. Tal y como explica la compañía, han utilizado PDF Spaces para preparar su nueva serie de podcast, “Big Bro with Kid Cudi” y ayudar así a los fans a profundizar en los episodios con contenido exclusivo detrás de cámaras, historias de invitados y consejos. Por su parte, la periodista Jessica Yellin, Fundadora del portal News Not Noise, aplica PDF Spaces para proporcionar contexto adicional a los artículos que comparte; mientras que la organizadora de eventos Mindy Weiss emplea la herramienta para compartir su experiencia en planificación de bodas y ayudar a sus seguidores a crear el momento de sus sueños.

>> Aquí puedes acceder a la experiencia de Jessica Yellin en PDF Spaces

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El nuevo agente de productividad y las capacidades de compartición y publicación ya están disponibles en los planes de Adobe Acrobat con IA, incluyendo Acrobat Studio y Acrobat Express. No obstante, las experiencias PDF Spaces pueden visualizarse por cualquier persona, sin necesidad de tener una cuenta.

La nueva forma de trabajar impulsada por inteligencia artificial de Adobe evoluciona un formato de documento esencial para el día a día y plantea un modo nuevo de compartir información y contenido. Pero va más allá. Abre la puerta a una manera nueva de conectar con las audiencias a través de experiencias compartidas y en las que la inteligencia artificial actúa como habilitador del conocimiento.